Organizando funções e tarefas no condomínio

Os síndicos se deparam com diversos desafios nos condomínios ao implantar uma boa política de gestão: escalas, horas extras, treinamentos, benefícios e a alta rotatividade de funcionários são alguns deles. Para chegar a uma boa administração de condomínios, pode iniciar através da organização das funções e tarefas, buscando também estratégias para fidelizar os profissionais.

A Convenção Coletiva, documento que conduz os contratos trabalhistas de colaboradores e administradoras de condomínios de São Paulo, tem uma novidade: a introdução do vale-refeição de R$5. A entrada deste benefício não apenas significou a mudança na folha de pagamento dos condomínios, como também a desobrigação de disponibilizar um ambiente exclusivo para as refeições dos funcionários.

Atualizar-se sempre!

Omar Anauate, diretor de Condomínios da AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo), enfatiza que não existe outro caminho a seguir senão cuidar da qualificação e atualização constante dos profissionais, além de elaborar estratégias para fidelizar o funcionário.

Isso tudo sem deixar de lembrar também, é claro, do cumprimento das leis trabalhistas, assim como dos dispositivos presentes na Convenção e das normas relativas à saúde e à segurança do trabalho.

Segundo Omar, devido à escassez de mão de obra qualificada na área, uma boa opção para o administrador de condomínio manter os bons profissionais é através do aumento do leque de benefícios. O diretor reconhece que o dissidio atual já é considerado generoso, e que o mesmo já refletiu num trabalho maior no rateio das taxas condominiais.

Adaplan | Manutenção predial

Lentamente a remota prática administrativa brasileira de deixar utensílios velhos no prédio e não investir na manutenção deles está acabando. As empresas passaram a pensar mais na valorização do patrimônio e no gerenciamento profissional de todas as áreas envolvidas nesta valorização.

Para realizar a manutenção predial os elementos da administração de condomínios precisam determinar prioridades e, para conhecê-las, é preciso realizar algumas ações e atividades.

Diagnóstico

Existe a necessidade de realizar um estudo para averiguar a qualidade das condições de trabalho, o rendimento dos funcionários e também para alcançar uma atualização das características físicas do prédio.

O diagnóstico serve para detectar as condições tecnológicas inexistentes no condomínio, com o objetivo de torná-lo uma edificação inteligente. Ele também informa o grau de confiabilidade das estruturas, demonstrando carências e benefícios presentes nas instalações, na segurança, na qualidade do ar, no atendimento às normas internas e aos fatores legais.

Principais dados checados

Ao longo do diagnóstico são checados determinados itens considerados fundamentais para a qualidade das instalações do prédio e para a administração de bens do condomínio. São alguns deles:

• A eficiência dos sistemas elétricos;
• Capacidade econômica do sistema hidráulico;
• Desempenho dos elevadores;
• Sistemas de detecção e de combate a incêndios e emergências;
• Limpeza e segurança;
• Plano de operações dos procedimentos operacionais;
• Aproveitamento das condições naturais – ventilação, luz, etc.

Deste diagnóstico, derivam as fases de um cronograma físico-financeiro que contém as atividades da manutenção predial que deverão ser realizadas para a valorização do condomínio.

Seguros condominiais

Mais do que um ato de proteger o condomínio de acidentes, acautelar-se contra perdas e impedir situações desagradáveis, contratar uma boa empresa de seguros para o prédio é uma tarefa obrigatória para o administrador. Justamente para atender a esta demanda, existem diversas variedades de produtos e serviços no mercado, cada um com uma cobertura especial. Devido a esta ampla gama de quantidade de opções, muitas vezes, a administração de condomínios se encontra numa difícil decisão: saber qual modalidade é a mais adequada para cada situação.

O que diz a lei

Está determinado nos Artigos 1.346 e 1.348 do Código Civil que os condomínios devem realizar no mínimo um seguro obrigatório que proteja a estrutura física do prédio contra riscos de incêndios, queda de raios, explosões e colisões de aviões e outras aeronaves. Com exceção dos condomínios residenciais horizontais onde cada morador fica responsável pela construção de sua própria casa, adquirindo apenas a cota de terreno e a fração que lhe cabe das áreas comuns. Neste caso, o seguro se torna obrigatório somente para os locais de uso coletivo.

Cobertura simples e ampla

O seguro obrigatório de condomínios pode ser oferecido em duas modalidades de coberturas diferentes, a simples e a ampla, sendo que em ambos os casos podem ser contratada garantias adicionais para complementar.  E qual a diferença entre elas?

Cobertura simples

Esta modalidade de cobertura atende apenas riscos de incêndios, queda de raios ou aeronaves e explosões, ou seja, apenas a cobertura básica exigida pelo Código Civil.

Cobertura ampla

Esta modalidade já engloba, além da cobertura básica que consta na modalidade simples, danos ocorridos por alagamentos, inundações, desmoronamentos, furacões, ciclones, tempestades de granizo, tornados, danos na parte elétrica e outras ocorrências que possam causar prejuízos materiais ao condomínio.

A modalidade simples, devido principalmente ao fato do preço ser menor, acaba sendo a mais escolhida pela administradora de condomínios, porém, além da cobertura padrão, na maioria das vezes também são adquiridas garantias adicionais de acordo com as necessidades do condomínio.

Garantias adicionais mais comuns

As garantias extras que mais se destacam são: a garantia acessória de responsabilidade civil do condomínio, que assegura a cobertura em casos de danos pessoais ou materiais causados involuntariamente a terceiros e a garantia de responsabilidade civil para garantista, que cobre roubos ou danos a automóveis guardados no condomínio. Existem ainda coberturas contra a quebra dos vidros da fachada, falhas ou problemas nos portões, além de seguro de vida para os funcionários do condomínio.

Quem é quem dentro de um condomínio

Frequentemente encontramos pessoas que realizam funções específicas dentro do condomínio. Quem mora em prédio está acostumado a ouvir falar em determinados ofícios como síndico, subsíndico, zelador, conselheiros, etc. Os moradores geralmente têm boas relações com eles, convivem com estas pessoas, apelam para os seus serviços quando precisam e até criam vínculos de amizade. No entanto, o que cada um desses papéis desempenha dentro da administração de condomínios? Saiba agora um pouco do que cada atividade é responsável:

Zelador

Cabe ao zelador funções direcionadas à parte funcional do condomínio, como:

• Distribuição dos serviços, materiais e equipamentos a equipe de faxina e fiscalizar o trabalho da mesma;
• Analisar o funcionamento dos elevadores, caso o condomínio possua e das bombas d’água;
• Cuidar da coleta seletiva do lixo e a retirada dele;
• Realizar a troca das lâmpadas queimadas;
• Averiguar o fornecimento de água e avisar os condôminos em caso de problemas;
• Realizar a proteção dos elevadores com acolchoados próprios para manutenção quando houver mudanças;
• Conservar o apartamento em que mora em bom estado;
• Oferecer um bom atendimento a os condôminos, sempre respeitoso e imparcial;
• Zelar pelos jardins do prédio quando não existir um funcionário próprio para esta função;
• Levar qualquer problema acontecido no condomínio diretamente ao síndico, de forma imparcial.

Síndico

O síndico é o representante legal do condomínio. Ele desempenha toda a administração condominial, fazendo com que os artigos 1331 e 1358 do Novo Código Civil, a Convenção e o Regimento Interno sejam devidamente cumpridos. Pode ser um morador do condomínio ou até mesmo uma pessoa jurídica, síndico profissional como muitos chamam, se houver disposição na Convenção. A Convenção também prevê o prazo e a forma que um síndico pode ser eleito. O mandato dele pode durar até dois anos, podendo ser reeleito. Cabe ao síndico o desempenho das seguintes funções:

• Conhecer as leis condominiais, a Convenção e o Regimento Interno;
• Cumprir as decisões tomadas em assembleia;
• Preparar, inserir e acompanhar o programa de manutenção preventiva do prédio, supervisionando a manutenção, conservação e a higiene de todo o condomínio;
• Manter o arquivo do síndico sempre em boas condições de consulta, transferindo facilmente toda a documentação do condomínio para um novo síndico através da ata de eleição;
• Realizar a cobrança imediata e efetiva dos inadimplentes;
• Contratar uma administradora de condomínios para assessorá-lo e garantir o cumprimento das leis previdenciárias, fiscais, trabalhistas e específicas como a Auto Vistoria de Segurança, Cipa, Brigada de Incêndio, tec.;
• Solicitar a participação da diretoria do condomínio (subsíndico, e conselheiros) para analisar brevemente as pastas de prestações de contas;
• Manter-se sempre atualizado através de eventos, cursos, palestras, etc.

Subsíndico

Esta função nem sempre consta nas Convenções, embora seja recomendável tê-la. O subsíndico fica responsável pela substituição do síndico em casos de eventuais ausências ou impedimentos deste. Da mesma forma que o síndico, ele deve ser eleito através de eleição, pela maioria dos moradores. Esta função não pode ser exercida mais do que 30 dias. Em caso de renúncia, falecimento ou qualquer outra forma de impedimento do síndico, ele necessita convocar uma nova assembleia geral para uma nova eleição.

Conselheiros

O Conselho Fiscal do condomínio deve ser composto por três membros que exercem a fiscalização das contas do condomínio. O mandato de um conselheiro não é irrevogável, ou seja, ele pode ser destituído a qualquer momento através de assembleia. Caso conte na Convenção, o corpo diretivo pode ainda dispor de um Conselho Consultivo, também formado por três membros e serve para consultas do síndico. Os conselheiros podem exercer algumas atividades como:

• Conferir periodicamente todas as contas do condomínio, comparando-as com os comprovantes originais;
• Realizar a análise das contas que o síndico apresentar;
• Apresentar, em assembleia geral, um parecer sobre as contas;
• Elaborar um regulamento e listar as alterações necessárias nas partes recreativas do condomínio, seguindo a Convenção.