ASSEMBLEIAS E REUNIÕES: MANUAL DE COMPORTAMENTO


INTRODUÇÃO

Antes o que era uma opção para algumas empresas de perfis específicos, o home-office, hoje está se tornando um padrão, algo bem comum. Muitas empresas decidiram voltar seus esforços para que seus funcionários tivessem um desempenho igual ou superior em suas casas.
A pandemia do corona vírus (covid-19) foi a principal responsável por essa mudança, devido ao esforço para sua contenção e distanciamento social. Trabalhar de casa para grande parte da população é muito agregador, além disso, ter mais pessoas trabalhando remotamente traz impactos sociais positivos, como menos trânsito e poluição, com isso consequentemente gerando mais demanda de trabalho e naturalmente surgindo mais reuniões.
Pensando nisso, criamos um “manual de etiqueta”, para ser usado em reuniões diversas e assembleias virtuais. O objetivo desse material não é criar uma regra mas sim orientar sobre algumas características que essa modalidade traz e esclarecer diversos pontos e dúvidas para que as reuniões sejam produtivas e bem conduzidas, tornando esses eventos mais eficazes e profissionais.

ANTES DA REUNIÃO

  1. Comunicação objetiva e eficiente:

Com antecedência, informar a todos os participantes sobre data, horário e ferramentas que serão utilizadas. Conhecer a ferramenta é imprescindível para evitar atrasos na reunião e o desgaste dos demais participantes. Para as assembleias, os detalhes devem ser alinhados na pauta, recomendando-se ainda que sejam enviados/fixados no portal.

2. Preparação e realização de testes:

Antes da reunião, a preparação e organização são partes cruciais do processo. Para extrair o melhor da reunião, baixe o programa/aplicativo no computador/notebook antes do horário da reunião e evite imprevistos. Se antecipe, deixe tudo pronto antes de iniciar, 10 minutos de antecedência são o suficiente para garantir que tudo estará devidamente configurado e pronto para a reunião.
Evite tomar conhecimento das funcionalidades e características do programa momentos antes da reunião iniciar, pois problemas podem ocorrer e sua usabilidade ser afetada devido ao pouco tempo de uso. Pesquise a respeito, teste os programas/aplicativos para que você esteja sempre preparado.

3. Para o anfitrião ou responsável pela reunião:

Entre alguns minutos antes da reunião começar, para deixar tudo pronto, inclusive a câmera e a iluminação do ambiente. Esse passo é muito importante, pois evita a sensação de despreparo técnico, podendo ocasionar atrasos desnecessários por conta da falta de antecipação no preparo da reunião.

4. Ambientação e vestimenta apropriados:

Mesmo se tratando de uma “reunião virtual”, ainda é um encontro formal. Evite participar da videoconferência em lugares inapropriados como: no banheiro, sentado na cama, na área externa etc. Evite a presença de crianças, animais de estimação ou qualquer outro elemento que possa atrapalhar a produtividade da reunião. Fique atento às vestimentas muito informais, tenha bom senso.
Procure um local calmo, com iluminação e com bom sinal de internet, para garantir uma boa fluidez na condução da reunião, de preferência esteja com o computador/notebook em um superfície plana, como uma mesa por exemplo, para melhor conforto e aproveitamento da videoconferência.

5. Configurações gerais da reunião:

Lembrando mais uma vez – Faça todos os testes possíveis! Dessa forma você garante que tudo vai estar funcionando corretamente. Aqui vão algumas dicas que podem ser bem úteis:

• A melhor posição da câmera é de frente para o participante e o ideal é que o mesmo fique centralizado na tela que está sendo capturada. Evite a posição com a câmera inclinada (de baixo para cima);

• Utilize a iluminação natural ao máximo, dessa forma você evita sombras que marquem o rosto, procure usar fontes de iluminação suaves;

• Tenha cuidado com o áudio da reunião, evite ecos e ruídos. Se for realizar a reunião em uma sala vazia, pode usar o notebook;

• Fones de ouvido ajudam na qualidade do áudio de quem fala e de quem escuta, oferecendo mais conforto aos participantes já que o som está isolado e concentrado nos fones de ouvido;

• Teste a velocidade da internet, quanto melhor estiver o sinal e conexão, maior será a qualidade da sua reunião;

• Fique atento ao que transmite por vídeo! Sempre que se ausentar, feche o vídeo e o áudio do seu dispositivo para não atrapalhar os demais participantes;

• Busque equipamentos que facilitem a interação na assembleia;• Atente-se para a programação da reunião, se for acompanhar ou dividir arquivos, o acesso pelo celular pode dificultar o seu entendimento.

6. Algumas dicas para uma reunião eficiente:

• Apresentar os integrantes da reunião é de responsabilidade do moderador/anfitrião. Essa introdução e a apresentação dos participantes, são de extrema importância para criar um ambiente acolhedor e influído para condução;
• Procure deixar aberto no computador, apenas o que vier a ser utilizado na reunião, evitando problemas com exibição de informações indevidas ou que não sejam pertinentes a esse encontro no compartilhamento de tela;
• Perguntas como “O vídeo e o áudio devem estar abertos?” devem ser reforçadas na abertura da reunião, pois o alinhamento desses itens deve ser previamente definido na pauta enviada aos participantes;
• Aguarde seu momento de fala, assim você não interrompe a pessoa que está falando, gerando desconforto para quem fala e confusão para todos os demais participantes; • Seja pontual e objetivo, apresente todas as informações necessárias de forma clara e sucinta, para não prolongar a reunião. Essa dica é bem importante, pois uma reunião maçante e cansativa nunca será produtiva!;
• Esteja focado e acompanhe os assuntos tratados na reunião para não ser repetitivo ao fazer perguntas sobre temas já abordados; • A digitação está liberada em casos de confecção de ata (desativando previamente o microfone para isso). O uso de celulares, tablets, e qualquer outro dispositivo que não faça parte do equipamento da reunião deve ser evitado ao máximo. Atenda/responda mensagens apenas em casos extremamente necessários;
• Caso seja necessário se ausentar, procure o melhor momento para informar a todos sobre essa ausência, e em casos específicos, envie uma mensagem ao grupo via chat;

Reuniões, presenciais ou não, devem seguir as mesmas regras: o que você não faz na presencial, também deverá evitar na virtual, dessa forma:

– Não se alimente durante a reunião;
– Sempre aguarde o momento certo para falar, preste a devida atenção na fala de todos os participantes;
– Ao termino da reunião, questione sobre possíveis dúvidas e certifique-se de que todos os assuntos da pauta foram tratados;
– Finalizada a reunião, feche o aplicativo confirmando se foi realmente finalizado.

Seguindo essas dicas, você vai obter uma condução clara e assertiva em todas as assembleias e interações.

Boa reunião!

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